Documentos Contables

Los documentos contables son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.

Los documentos contables son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.

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Se Dividen en

A) Según su utilización en el Ente económico o fuera de ella en: EXTERNO E INTERNOS.

• Los Externos: Son los que se producen al realizar operaciones con terceros tales como: Recibo de Caja o Comprobante de ingreso, Recibo de Consignación Bancaria, Factura de Venta, Comprobante de Venta con Tarjeta de Crédito, Cheque, Nota Débito y Crédito, Pagares, Letra de Cambio, Comprobante de egreso, entre otros.
  
• Internos: Son los documentos que sirven para registrar operaciones que no afectan a terceros tales como: Depreciaciones, Notas de Contabilidad, Comprobante de contabilidad. 

B) Según su utilización en el registro de las transacciones se clasifican en: NOCONTABLES Y EN CONTABLES

• Los No Contables: Son los que contienen información sobre una determinada transacción comercial pero no se utilizan para su contabilización, es decir, son documentos que solamente suministran una información. Tales como: la Cotización, Pedido, Remisión, Kardex.
• Los Contables: Pueden ser:

1. Negociables o Títulos Valores: Son los que sirven de información sobre las condiciones de una transacción comercial por seguridad y comodidad. Con ellos se pada o se respalda una deuda.Entre estos tenemos: El Cheque, La Letra de Cambio, El Pagare, La Libranza, Factura Cambiaria, Certificado de depósito.
2. No Negociables: Brindan los datos necesarios para el registro contable y no tiene carácter negociable y son: Comprobante de ingreso. Comprobante de Contabilidad, Nota débito, Nota a Crédito, Consignación Bancaria, entre otras.

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Definición y Contabilización

Recibo de Caja

Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo o en cheque recaudados por la empresa. El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura. El recibo de caja, siempre se le debe dar al cliente, pero de igual forma se debe tener una copia para el departamento para poder mantener la parte contable al día y de igual forma son un documento requerido por la ley. 

Recibo de Consignación Bancaria

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. 

Factura de Venta

Una factura de venta es un documento revelador, que hace constar la adquisición y entrega de un bien o servicio, por medio del cual se específica la fecha de la operación, el nombre de las partes de la operación de consumo, la descripción del producto o servicio objeto del negocio, el valor del negocio, la forma de pago, entre otros conceptos, que se encuentran especificados como requisitos mínimos de una factura. 

Comprobante de Venta

Son documentos autorizados previamente por el SRI, que respaldan las transacciones efectuadas por los contribuyentes en la transferencia de bienes o por la prestación de servicios o la realización de otras transacciones gravadas con tributos, a excepción de los documentos emitidos por las instituciones del Estado que prestan servicios administrativos y en los casos de los trabajadores en relación de dependencia. 

Cheque

Es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.   

Nota Débito

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta. 

Nota Crédito

Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta. 

Pagare

El pagaré es un título de crédito, con determinadas formalidades, que contiene la promesa pura y simple de pagar una cantidad de dinero a una persona determinada. 

Letra de Cambió

La letra de cambio es uno de los Títulos valores que se extiende por una persona (acreedor - librador) y recoge una obligación de pago aceptada por otra persona (deudor - librado) de una cantidad determinada en la fecha de su vencimiento, y que se encuentra regulado por el Código de comercio colombiano en sus artículos 691 a 708.     

Comprobante de Egreso

Los comprobantes de egreso es el documento encargado de mantener el registro de todos los gastos que se realizan en una empresa o negocio. Este documento es obligatorio tanto para las pequeñas como para grandes empresas (Negocios).

Tarjeta Kardex

El Kardex no es más que un registro de manera organizada de la mercancía que se tiene en un almacén. Para hacerlo, es necesario hacer un inventario de todo el contenido, la cantidad, un valor de medida y el precio unitario.  

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